نرم افزار پاورپوینت به طور کلی دارای 4 نمای مختلف میباشد که هرکدام از این نماها ( Views ) جنبه های مختلفی از یک ارائه را در اختیار شما قرار میدهند. با استفاده از نماها شما قادر خواهید بود عناصر درون هر اسلاید را کنترل کنید، به آنها متن و سایر اطلاعات را اضافه کنید، توضیحاتی برای خود بیافزایید و … . 4 نمای موجود در پاورپوینت عبارتند از :
- نمای معمولی یا Normal View
- نمای سازماندهی اسلایدها یا Slide Sorter
- نمای یادداشتهای تفصیلی یا Notes Page
- نمای ارائه یا Slide Show
مهمترین نما که بیشترین کار را با آن خواهید داشت نمای معمولی یا Normal View می باشد. همان نمایی که با بازکردن یک پرونده ی پاورپوینت به صورت پیشفرض برای شما نمایش داده میشود. در جلسه گذشته نحوه گشودن فایل پاورپوینت را یاد گرفتید. برای مشاهده منوی نماها باید از لبه ی view اقدام کنید که در ادامه توضیح داده خواهد شد.
نمای معمولی یا Normal View
نمای معمولی جایی است که میتوانید عناصر را بر روی اسلایدها ایجاد کنید و یا آنها را قالب بندی کنید. همچنین متن ارائه را در زبانه ی Outline وارد نموده یا یادداشتهایی را به آن اضافه کنید.
تصویر شماره 1
همانطور که در تصویر شماره 1 مشاهده میکنید قسمتهای مختلف نمای معمولی پاورپوینت را با 4 عدد از یکدیگر جدا کرده ایم.
قاب اسلاید ( شماره 1 ) :
قاب اسلاید در نمای معمولی بزرگترین بخش صفحه است. این قاب دقیقا همان بخشی است که شما میتوانید عناصر، نوشته ها، مالتی مدیا و … را وارد کنید و یا فایلهایی که وجود دارند را دستکاری کنید و تغییر ایجاد کنید.
قاب Notes ( شماره 2 ) :
قاب یادداشتها یا Notes دقیقا زیر قاب اسلاید قرار گرفته است و این قابلیت را در اختیار شما قرار میدهد تا نوتها و یادداشتها را وارد کنید و یا در حین ارائه از یادداشتهایی که وارد کرده اید استفاده کنید.
زبانه ی Slides ( شماره 3 ) :
این زبانه حاوی تصویری کوچک از هر اسلاید است. این تصاویر طبق ترتیبی که در نمایش اسلاید ظاهر می شوند شماره گذاری شده اند. شما می توانید با کشیدن ( Drag ) این تصاویر، ترتیب اسلایدها را تغییر دهید.
زبانه ی Outline ( شماره 4 ) :
این زبانه به شما امکان میدهد نوشته ها را در قالبی شبیه نمای کلی، درون اسلاید وارد کنید. سرفصل های سطح بالا در نمای کلی، همان عناوین اسلایدها هستند و نوشته های سطح دوم به شکل عبارات بولت دار ظاهر میشوند.
تصویر شماره 2
نمای Slide Sorter
همانطور که در تصویر شماره 2 مشاهده میکنید، در لبه ی View و در بخش Presentation Views می توانید نماهای متفاوت را انتخاب و امتحان کنید.
به منظور دسترسی به بهترین نما برای مرتب کردن اسلایدها و حذف یا تکثیر آن ها، بر روی Slide Sorter کلیک کنید. در این نما شما می توانید برای جابجا کردن یک اسلاید، بر روی آن کلیک کنید و بدون اینکه کلیک را رها کنید، اسلاید مورد نظر را بکشید و جابجا کنید. اگر بر روی یک اسلاید دوبار کلیک کنید، پاورپوینت به نمای معمولی برخواهد گشت و آن اسلاید را در قاب اسلایدها نشان میدهد.
نمای Notes Page
این نما به شما اجازه میدهد تا برای هر اسلاید، یادداشت های مرتبط را وارد ( تایپ ) کنید و در صفحه نمایش دهید. برای استفاده از این نما باید از لبه ی View و در بخش Presentation View که در تصویر 2 مشخص شده است، بر روی گزینه ی Notes Page کلیک کنید.
نمای Slide Show
برای ارائه نمایش ساخته شده روی Slide Show کلیک کنید. به این ترتیب اسلایدها یکی یکی و در اندازه تمام صفحه ظاهر میشوند. برای خروج از این نما باید از صفحه کلید کامپیوتر، روی کلید Esc فشار دهید.
نحوه بازکردن یک فایل پاورپوینت را فرا گرفتیم و دانستیم نماهای مختلف چه کاربردهایی را در برنامه پاورپوینت دارند. از این درس به صورت عملی کار با نرم افزار powerpoint را آغاز خواهیم کرد و در طی هر درس به معرفی بخشهای متفاوت محیط نرم افزار خواهیم پرداخت تا با استفاده از گزینه های موجود به صورت عملی، به درک درستی از نحوه بکارگیری آنها دست پیدا کنید.
همانطور که در جلسه دوم گفته بودیم، با گشودن یک فایل جدید پاورپوینت، نمای معمولی به صورت پیشفرض برای شما نمایش داده میشود که قالبی ساده دارد. شما میتوانید برای ارائه ی خود، قالبهای دیگری را نیز مورد استفاده قرار دهید. برخی از این قالب ها به صورت پیشفرض بر روی سیستم همزمان با نصب برنامه Office نصب شده اند و برای برخی دیگر اتصال به اینترنت نیاز است.
انتخاب تم برای ارائه پاورپوینت
نرم افزار powerpoint را در سیستم فراخوانی کنید تا محیط نرم افزار برای شما گشوده شود، سپس از منوی آفیس موجود در گوشه ی بالا و سمت چپ ( یا File در ورژن 2010 ) بر روی گزینه ی New کلیک کنید. در اینجا میتوانید الگو و تم پیشفرض را برای ارائه ی خود تعیین کنید:
تصویر 1 – گشودن پرونده جدید در پاورپوینت
تصویر 2 – انتخاب تم جدید برای ارائه
همانطور که در تصویر 2 ملاحظه میکنید، در پنجره باز شده، از منوی سمت راست بر روی گزینه ی Installed Themes کلیک کنید تا لیستی از تم های نصب شده بر روی سیستم شما نمایش داده شود. بعد از انتخاب تم مورد نظر، بر روی گزینه ی Create کلیک کنید تا تنظیمات دلخواه شما اعمال شود.
بعد از انتخاب تم مورد نظر، میتوانید شروع به اعمال تغییرات در اسلایدها کنید و مطالب مورد نیاز خود را وارد کنید. در صورتی که نیاز داشته باشید نیز میتوانید ساختار قاب بندی صفحه را برای تم مورد نظر تغییر دهید؛ برای این منظور در منوی Home و شاخه ی Slides بر روی گزینه ی Layout کلیک کنید تا لیستی از قاب بندی های موجود برای شما نمایش داده شود:
تصویر3 – انتخاب قاب بندی اسلاید
انتخاب Layout به هر اسلاید به صورت جداگانه اختصاص پیدا میکند و اینطور نیست که وقتی یک لی اوت را انتخاب میکنید، تمام اسلایدهای موجود در یک ارائه تحت تاثیر آن قرار بگیرند. به همین شیوه میتوانید بر حسب نیاز برای اسلایدهای مختلف، قابهای مختلفی را در نظر بگیرید بدون اینکه سایر اسلایدها دستخوش تغییرات شوند.
حال همه چیز آماده است و میتوانید شروع به وارد کردن اطلاعات کنید، کافی است در کادرهایی که با نقطه چین مشخص شده اند کلیک کنید و با استفاده از صفحه کلید، تایپ را آغاز نمایید:
تصویر 4 – شروع به تایپ و وارد کردن اطلاعات
به این ترتیب نخستین اسلاید خود را در نرم افزار پاورپوینت ایجاد کرده اید ولی تا زمانی که تغییرات اعمال شده را ذخیره نکنید، این اطلاعات دوام نخواهند داشت و با بسته شدن نرم افزار، اطلاعات نیز از بین خواهند رفت.
ذخیره کردن یک ارائه
برای اینکه بتوانید ارائه ی ساخته شده را ذخیره کنید، از منوی Office بر روی گزینه ی Save as کلیک کنید تا پنجره ای برای شما نمایش داده شود. در این پنجره، مانند سایر محصولات مایکروسافت آفیس، این امکان در اختیار شما قرار داده شده است که نامی برای فایل مورد نظر انتخاب کنید و همچنین مسیر دلخواه را برای ذخیره سازی تعریف نمایید.
تصویر 5 – ذخیره کردن فایل پاورپوینت
در نهایت بر روی گزینه ی Save کلیک کنید. حال هر وقت بخواهید میتوانید فایل ذخیره شده را باز کنید، تغییرات دلخواه را در آن اعمال کرده و فایل را ذخیره کنید.
هر ارائه از چندین اسلاید تشکیل شده است و این اسلایدها هستند که ساختار ارائه یا Presentation را تشکیل میدهند. انواع مختلف اسلاید یا طرح بندی اسلایدها عملکردهای متفاوتی را در یک ارائه فراهم میکنند. طرح بندی اسلاید مشخص میکند که هر اسلاید حاوی چه اشیا و عناصری است و محل قرارگیری هریک از این عناصر در کجاست.
در درس قبلی نحوه شروع یک ارائه را یاد گرفتید و اینکه چطور تم مورد نظر را انتخاب کنید، در این درس و در ادامه جلسه قبل یادخواهید گرفت که چطور به ارائه ی خود اسلاید جدید اضافه کنید ولی پیش از آن لازم است مقدماتی در زمینه انواع اسلایدها بدانید.
انواع اسلایدها در پاورپوینت
اسلاید عنوان ( Title Slide )
معمولا اسلاید عنوان ابتدای ارائه ظاهر میشود و شامل عنوان یا موضوع ارائه و یک زیر عنوان است. زیر عنوان معمولا توضیحاتی مختصر درباره عنوان اصلی را شامل میشود و یا میتوانید نام شرکت یا مشخصات ارائه دهنده باشد.
اسلاید عنوان و محتوا ( Title and Content Slide )
از پرکاربردترین اسلایدها، طرح بندی اسلاید عنوان و محتوا است. این اسلاید شامل یک عنوان و یک فضا برای افزودن یا نمایش محتوای مورد نظر شما است که میتوانید لیست بولت دار، جدول، نمودار، تصویر، فیلم و … باشد.
سایر اسلایدهای محتوا
پاورپوینت برای راحتی شما، طرح بندیهای دیگری نیز فراهم کرده است. برای مثال اسلاید دو مطلبی، مقایسه ای، محتوا به همراه توضیح، تصویر به همراه توضیح و حتی اسلاید خام و خالی. هر طرح بندی شامل مکانهایی مشخص شده برای قرار دادن اطلاعات است. شما باید طرح بندی ای را انتخاب کنید که به بهترین شکل، مفاهیم و داده ها را ارائه دهد.
افزودن یک اسلاید جدید
همانطور که میدانید و قبلا نیز به آن اشاره کردیم، هنگامی که نرم افزار پاورپوینت را باز میکنید یک اسلاید پیشفرض برای شما نمایش داده میشود. برای اینکه یک اسلاید جدید اضافه کنید باید از منوی Home بر روی فلش زیر گزینه ی New Slide کلیک کنید تا لیستی از طرح بندیها برای شما نمایش داده شود:
اضافه کردن یک اسلاید جدید و انتخاب طرح بندی
با انتخاب طرح بندی مورد نظر، یک اسلاید برای شما ایجاد میشود که میتوانید اطلاعات و نوشته ها را درون آن قرار دهید. توجه کنید که گزینه ی new slide دارای دو بخش است، بخش پایینی که شامل نوشته ی ” New Slide ” و یک فلش است و بخش بالایی که یک آیکن را نمایش داده است. اگر بر روی آیکن قسمت بالایی کلیک کنید ( نه بر روی فلش ) یک اسلاید به طور پیشفرض برای شما ایجاد خواهد شد که معمولا از نوع اسلاید عنوان و محتوا است.
یاد گرفتید که چطور یک اسلاید جدید پاورپوینت را ایجاد نمایید ولی در بسیاری موارد پیش می آید که هنگامی که مشغول ساخت یک اسلاید هستید، نیاز باشد یک اسلاید خاص را حذف کنید. در این جلسه یاد میگیرید چطور یک اسلاید یا چند اسلاید که دیگر برای ارائه ی شما لازم نیستند را پاک کنید.
حذف یک اسلاید در پاورپوینت
نرم افزار پاورپوینت را در سیستم خود اجرا کنید و همانطور که در جلسه گذشته یاد گرفتید، یک یا چند اسلاید به ارائه ی مورد نظر اضافه کنید. با افزودن اسلاید ها مشاهده میکنید که در زبانه ی Slide تعداد آنها افزایش پیدا میکند به طوری که میتوانید تصاویر کوچک هر اسلاید را در ستون سمت چپ ببینید.
تصویر شماره 1 – مشاهده اسلایدها در زبانه ی slide
برای حذف اسلاید مورد نظر کافی است در زبانه ی Slide بر روی اسلایدی که میخواهید حذف شود کلیک راست کنید و از پنجره نمایش داده شده ( منوی راست کلیک ) گزینه ی Delete Slide را انتخاب نمایید.
تصویر شماره 2 – حذف کردن یک اسلاید
** راه میانبر برای اینکار این است که با کلیک اسلاید را انتخاب کنید و سپس از روی صفحه کلید کامپیوتر دکمه ی Delete یا Del را فشار دهید.
حذف همزمان چند اسلاید
در صورت کم بودن تعداد اسلایدها، روش فوق سریعترین روش میباشد ولی گاهی اوقات نیاز داریم چندین اسلاید را که بعضا در کنار یکدیگر قرار ندارند را حذف کنیم. در این مواقع اگر تعداد اسلایدها زیاد باشند، استفاده از روش حذف تکی اسلایدها به زمان نیاز خواهد داشت، ولی راه سریعتری نیز برای اینکار وجود دارد.
همانطور که در جلسه دوم گفته بودیم، پاورپوینت نماهای متفاوتی را در اختیار شما قرار میدهد که یکی از این نماها Slide Sorter است. ( رجوع کنید به جلسه دوم )
از منوی View گزینه ی Slide Sorter را انتخاب کنید (تصویر شماره 3 ). این کار را میتوانید از طریق نوار وضعیت پاورپوینت نیز انجام دهید ( تصویر شماره 4 ).
تصویر شماره 3 – نمای Slide Sorter
تصویر شماره 4
در نمای Slide Sorter میتوانید لیستی از تمام اسلایدها را مشاهده کنید. حال آن دسته از اسلایدهایی را که نیاز ندارید با پایین نگه داشتن کلید ctrl و کلیک کردن بر روی اسلایدها، انتخاب کنید. در این صورت اسلایدهای انتخاب شده هایلایت میشوند و رنگشان با سایر اسلایدها متفاوت خواهد بود. اگر بر روی یکی از اسلایدها کلیک راست کنید و گزینه ی Delete Slide را انتخاب کنید، تمام اسلایدهای انتخاب شده به صورت همزمان حذف خواهند شد.
نحوه وارد کردن و حذف کردن اسلایدها را بررسی کردیم و تا اینجای کار میدانید که چطور باید اسلاید جدید با طرح بندی مورد نظر را وارد کنید و یا اسلایدهای اضافی را حذف کنید. برای اینکه بتوانید متن مورد نظر را در پاورپوینت وارد نمایید باید از جانگهدارها استفاده کنید و متن را درون آنها تایپ کنید. به طور کلی سه نوع جانگهدار برای محتوای متنی در پاورپوینت درنظر گرفته شده است که عبارتند از:
- عنوان ( Title )
- محتوا ( Content )
- زیرعنوان ( Subtitle )
دور تا دور این جانگهدارها توسط یک نقطه چین احاطه شده است. برای اینکه بتوانید تایپ کنید کافی است درون این فضا کلیک کنید.
تصویر 1 – جانگهدار در پاورپوینت
بعد از اینکه متن مورد نظر را در کادرهای مشخص شده وارد نمودید، میتوانید سبک نوشته ها، نوع قلم (فونت) و رنگبندی آنها را نیز تغییر دهید. اگر با مایکروسافت ورد کار کرده باشید اعمال این تغییرات برای شما بسیار ساده خواهد بود.
ویرایش و اعمال تغییرات در نوشته ها
برای اینکه بتوانید تمام و یا قسمتی از یک متن را تغییر دهید، ابتدا باید آنرا انتخاب کنید. برای انتخاب کردن، در نقطه شروع متن کلیک کنید و بدون اینکه کلیک را رها کنید، تاجای مورد نظر ماوس را حرکت دهید. در این حالت متن مورد نظر هایلایت خواهد شد.
تصویر 2 – متن مورد نظر را انتخاب کنید، در این حالت قسمت انتخاب شده هایلایت میشود
پس از انتخاب متن و یا قسمت مورد نظر از متن میتوانید تغییرات مورد نظر را بر روی آن اعمال کنید.
قالب بندی رنگ و سبک متن
با استفاده از رنگها میتوانید خوانایی و جذابیت متن را افزایش دهید. در پاورپوینت میتوانید از رنگهای پیشفرض و یا رنگهای سفارشی استفاده کنید. همچنین با استفاده از سبکهای متنی میتوانید نوشته خود را توپر (Bold)، مورب (Italic) کنید و یا حتی به آنها سایه اضافه کنید تا جذابتر شوند.
برای اینکه بتوانید بر روی متن مورد نظر، رنگ جدید و یا سبک خاصی را اعمال کنید، پس از آنکه مانند تصویر 2 انتخاب را انجام دادید از منوی Home در جعبه ی Fonts گزینه های متفاوتی را میتوانید استفاده کنید.
تصویر 3 – گروه Font که در منوی Home قرار دارد
در گروه Font شما میتوانید نوع قلم، اندازه قلم، سبک متن ( توپر، ایتالیک، زیر خط، سایه … ) و رنگ متن را تعیین کنید.
فراموش نکنید که اگر با تنظیمات پیشفرض پاراگرافها متون فارسی و انگلیسی را تایپ کنید، شاهد بهم ریخته شدن نوشته ها خواهید بود.
بهم ریختن نوشته و کلمات به خصوص زمانی که از دو زبان با ساختار مختلف استفاده میکنید، مانند تایپ فارسی و انگلیسی در word یکی از مشکلات همیشگی کاربران است. در این مشکل هنگام تایپ، زمانی که زبان متن را از فارسی به انگلیسی یا برعکس تغییر می‌دهید، جایگاه عبارات و کلمات در سطر جابجا میشوند و همین موضوع باعث بهم ریختن کل نوشته خواهد شد و ادامه ی متن در جای درست تایپ نمی‌شود.
در تصویر بالا دو قسمت را در بخش Paragraph با شماره های ۱ و ۲ مشخص کرده‌ایم.
شماره ۱ مربوط به جهت چینش متن است (راستچین، چپ چین، وسط چین، یا تراز متن)
شماره ۲ مربوط به جهت زبان نوشته است، یعنی زبانی که میخواهید از آن استفاده کنید مثل انگلیسی از چپ به راست است یا اینکه مثل زبان فارسی از راست به چپ نگاشته میشود؟
همانطور که در تصویر بالا مشاهده میکنید، word به صورت پیشفرض مقدار چپ چین (از بخش ۱) و مقدار چپ به راست (از شماره ۲) را انتخاب میکند که هیچکدام این تنظیمات برای متنی که حاوی کلمات فارسی است، مناسب نیستند.
در صورتی که قصد دارید در پرونده‌ی ورد از کلمات و جملات فارسی استفاده کنید (تایپ کنید) در کنار راستچین کردن تنظیمات شماره ۱، باید مورد مشخص شده در شماره ۲ را نیز به حالت راست به چپ (مانند تصویر زیر) تغییر دهید.
به این ترتیب در حین تایپ دو زبانه‌ی فارسی-انگلیسی در word بدون اینکه مشکلی از جهت جابجایی کلمات بوجود آید، به سادگی میتوانید تایپ کنید و زبان متن را تغییر دهید.
نحوه ی وارد کردن متن را در جانگهدارها بیان کردیم ولی علاوه بر متن، میتوانید جداول، نمودارها، تصاویر، فیلم ها و سایر چندرسانه ای ها را نیز درون اسلایدها وارد کنید.
استفاده از جداول برای زمانی است که شما قصد دارید داده ها را به صورت ستونی و ردیفی قرار دهید تا مقایسه داده ها و اطلاعات ساده تر باشد. جداول و نمودارها به خصوص در ارائه ی پایان نامه ها بسیار کاربردی و با اهمیت هستند. در این درس نحوه ی درج جدول در پاورپوینت را برای شما شرح خواهیم داد و در جلسه بعد به نحوه ی وارد کردن نمودار خواهیم پرداخت.
درج جدول در پاورپوینت
هنگامی که قالب یک اسلاید با جانگهدار عنوان و متن (Title and Content) را انتخاب کنید به طور پیشفرض 6 گزینه پیش روی شما قرار داده میشود که با کلیک بر روی آنها به سادگی میتوانید نوع محتوایی که میخواهید به درون اسلاید وارد کنید را مشخص کنید.
با کلیک بر روی آیکن مشخص شده در تصویر بالا، پنجره ای برای شما نمایش داده میشود که میتوانید تعداد ستونها و ردیفهای جدول را وارد نمایید:
عدد نخست (بالا) مربوط به تعداد ستونهای جدول و عدد دوم مربوط به تعداد ردیفها میباشد. پس با تنظیمات موجود در عکس فوق انتظار داریم یک جدول 5 ستونه، در دو ردیف برای ما ایجاد شود. بعد از وارد کردن تنظیمات بر روی کلید OK کلیک کنید تا جدول برای شما ایجاد شود.
روش دیگری که برای درج جدول وجود دارد استفاده از منوی Insert است.
اولین گزینه از سمت چپ درون منوی Insert، گزینه ی Table میباشد. با کلیک بر روی این گزینه منویی برای شما باز میشود و میتوانید تعداد ستونها و ردیفهای جدول را تعیین کنید:
در تصویر بالا نیز گزینه ی Insert Table را مشاهده میکنید که با کلیک بر روی آن نیز میتوانید تعداد ستون و ردیف را وارد نمایید. گزینه ی Draw Table نیز برای مواقعی است که نیاز دارید به صورت دستی جدول را ایجاد کنید.
بعد از اینکه عمل درج جدول به اتمام رسید، میتوانید با کلیک بر روی سلولهای جدول، درون سلول، متن مورد نظر را بنویسید. برای ویرایش محتویات جدول نیز میتوانید درس قبل ( ویرایش متن در پاورپوینت ) را مشاهده کنید.
قالب بندی جدول و حذف و اضافه کردن ردیفها و ستونها
بعد از وارد کردن جدول، با کلیک بر روی سلولهای جدول منوهای Design و Layout ظاهر میشوند. منوی Design برای قالب بندی و رنگ بندی جدول مورد استفاده قرار میگیرد و با استفاده از Layout میتوانید سلولها را حذف یا اضافه کنید.
قالبها و رنگهای متنوعی را میتوانید از منوی Design برای جدول خود انتخاب و اعمال کنید. با کلیک بر روی فلشی که مشخص شده است میتوانید تمامی قالبها و رنگها را مشاهده و انتخاب کنید. همچنین اگر مکان نمای ماوس را بر روی طرح مورد نظر ببرید (بدون اینکه کلیک کنید) پیش نمایش زنده طرح برای شما درون اسلاید نمایش داده میشود.
در منوی Layout میتوانید با استفاده از گزینه های موجود، سلول، ردیف و یا ستونی را حذف و یا اضافه کنید. برای حذف ردیفها (Rows) یا ستونها (Columns) کافی است ابتدا آنها را انتخاب کرده و سپس بر روی گزینه ی Delete کلیک کنید.
برای اضافه کردن ستون یا ردیف نیز میتوانید از 4 گزینه ی زیر استفاده کنید:
- Insert Above : وارد کردن ستون یا ردیف بالای سلول انتخابی
- Insert Below : وارد کردن ستون یا ردیف پایین سلول انتخابی
- Insert Left : وارد کردن ستون یا ردیف سمت چپ سلول انتخابی
- Insert Right : وارد کردن ستون یا ردیف سمت راست سلول انتخابی
سایر گزینه های موجود نیز برای تقسیم بندی یک سلول (Split Cells) یا ترکیب سلولها با هم (Merge Cells) و یا جهت بندی متن و نوشته کاربرد دارند.
نحوه ی وارد کردن و کشیدن جدول درون اسلایدهای پاورپوینت را فرا گرفتید و در این درس قصد داریم نحوه ی وارد کردن و درج نمودار را شرح دهیم. نمودارها اطلاعات را به صورت بصری و دیداری عرضه میکنند و به ارائه ی شما جذابیت ویژه ای می بخشند. همانند جداول، نمودارها نیز برای مقایسه داده ها بکار گرفته میشوند و مخاطب میتواند یک برداشت سریع از روند تغییر داده ها را مشاهده کند. پاورپوینت به شما این امکان را میدهد تا نوع نمودار را انتخاب و سپس داده ها را درون صفحات وارد کنید.
درج نمودار و وارد کردن اطلاعات
در درس گذشته نحوه ی وارد کردن جدول را فرا گرفتید و دانستید که اگر یک اسلاید جدید ایجاد کنید، درون جانگهدار به طور پیشفرض چند گزینه وجود دارد که بر روی گزینه ی جدول کلیک کرده بودیم، اما در اینجا باید برای درج نمودار، بر روی آیکن نمودار کلیک کنید.
با انجام اینکار، یک پنجره برای شما گشوده میشود که در آن میتوانید نوع نمودار را انتخاب کنید:
در پنجره باز شده، در ستون سمت چپ، نوع نمودار و در بخش سمت راست، مدلهای موجود از آن نوع نمودار را مشاهده میکنید و بر حسب نیاز میتوانید یکی را انتخاب کنید. با کلیک بر روی دکمه ی OK یک صفحه اکسل برای شما در کنار پرونده ی پاورپوینت گشوده خواهد شد که میتوانید داده ها را درون جدول فایل اکسل وارد نمایید:
هر ردیف از ردیفهای موجود در فایل اکسل، مربوط به یک گروه از نمودارها میباشند، برای مثال اولین گروه از سمت چپ، گروه Category 1 هستند که درون فایل اکسل نیز آنرا مشاهده میکنید. همین روند برای داده هایی که به هر نمودار نسبت داده شده است وجود دارد، برای مثال داده های ستون Series 1 در فایل اکسل، درون نمودار با رنگ آبی مشخص شده اند. بعد از اتمام وارد کردن اطلاعات و داده ها میتوانید فایل اکسل را ببندید.
در صورتی که بخواهید نوع نمودار را تغییر دهید باید بر روی نمودار کلیک راست کنید و گزینه ی Change Chart Type را انتخاب کنید تا دوباره پنجره ی انتخاب نوع نمودار برای شما گشوده شود. در هر زمانی که نیاز داشتید تا اطلاعات و داده های نمودارتان را تغییر دهید، حذف کنید و یا اضافه نمایید، کافی است بر روی نمودار کلیک راست کنید و گزینه ی Edit Data را انتخاب کنید تا دوباره پرونده ی اکسل برای شما نمایش داده شود.
در نهایت پس از اینکه نمودار خود را وارد کردید، در جایی خارج از جانگهداری که نمودار در آن قرار دارد کلیک کنید تا نمودار از حالت انتخاب خارج شود.
قالب بندی نمودار درج شده
گرچه پاورپوینت به طور خودکار سبکی متناسب با تم اسلاید شما انتخاب میکند ولی این امکان برای شما وجود دارد که نمودار و ستونهای آن را به شیوه ی دلخواه رنگ بندی و ویرایش کنید و آنرا آنگونه که خود میخواهید به مخاطب ارائه کنید. برای این منظور، بعد از درج نمودار، بر روی یک قسمت از آن کلیک کنید. با اینکار مشاهده میکنید که لبه های جدیدی به منوی پاورپوینت شما اضافه خواهند شد:
لبه های جدید هرکدام وظایفی را بر عهده دارند به عنوان مثال برای تغییر رنگبندی نمودار خود باید از لبه ی Design در بخش Chart Style، استایل مورد نظر را انتخاب کنید. همچنین در گروه Chart Layout موجود در همین لبه، میتوانید قالب نمودار خود را تعیین کنید که چیدمان اطلاعات به چه صورت باشد.
در لبه ی Layout میتوانید اطلاعات مربوط به محور، عنوان نمودار، توضیحات مربوط به محورها و … را کنترل کنید.
در لبه ی Format هم میتوانید جلوه های بصری بیشتر به نمودار خود بدهید، برای مثال، بر روی یکی از ستونهای اطلاعات وارد شده کلیک کنید و فرمت مربوط به آن را از لبه ی format و بخش Shape Styles تغییر دهید، یا رنگ یک میله ها را به صورت دلخواه تعیین کنید.
فراموش نکنید که متنها و شماره های موجود در نمودار را نیز مانند هر متن دیگری میتوانید ویرایش کنید، کافی است درون نمودار، بر روی عدد مورد نظر کلیک کنید و از منوی Home نوع فونت، اندازه ی فونت و همچنین رنگ آنرا به سلیقه ی خود تعیین کنید.